Online-Verfahren einfach erklärt

Was ist das denn genau?

Das Online-Verfahren stellt für viele Studierende eine kleine Herausforderung dar. Dieser Beitrag soll helfen, über das Online-Verfahren des Germanistischen Institutes ein unterschriebenes Formblatt zu erhalten. Es ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Studierende der Germanistik, die am Ende mit einer Checkliste versehen ist. Das Ziel ist, dass  jede/jeder Studierende für sich überprüfen kann, ob alle wichtigen Schritte erfüllt worden sind. Damit es gut verständlich ist, wird im folgenden Abschnitt die „Du-Form“ verwendet. Viel Spaß mit der Anleitung.

1. Voraussetzung für ein erfolgreiches Online-Verfahren

  • Damit das Online-Verfahren ohne Problem funktioniert, müssen vorab alle Module auf „eCampus“ sauber erfasst und von dir zusammengefügt worden sein. Eine Anleitung dazu findest du unter Modularisierung.
  • Für den B.A. benötigst du Nachweise über die von dir erlernten Fremdsprachen. Schau, dass du diesen griffbereit hast oder weißt, wo du diese findest.
  • Öffne ein zweites Fenster mit folgendem Link!!!! (nicht verlinken auf alten Blogg, sondern auf neuer Beratungsseite) und platziere die beiden Fenster so nebeneinander, dass du die Anleitung lesen und im anderen Fenster ebenfalls arbeiten kannst.

2. Ausfüllen der Online-Abfrage
Nun bist du vorbereitet, um die Online-Anfrage auszufüllen. Im Fenster „Online-Abfrage: Daten für Formblattunterschriften“ siehst du nun fünf Felder:

  • Bachelor of Arts
  • BAföG
  • M.Ed./Drittfach
  • Master of Arts
  • Unbedenklichkeitsbescheinigung

Wähle dein passendes Feld aus: Heißt, bist du im B.A. und benötigst dafür eine Unterschrift, klickst du auf das Feld „Bachelor of Arts“. Es folgt nun eine Übersicht über die fünf Felder und wie die Maske ausgefüllt werden kann:

2.1 Daten-Abfrage: Bachelor of Arts (B.A.) Germanistik
Fülle deine Personaldaten aus. Wähle nun beim „Anmeldetyp“ dein passendes Formblatt. Beim Reiter „Abgeschlossenes Schwerpunktmodul“ wählst du das für dich passende aus und trägst die Note ein, mit der du bestanden hast. Unter dem Reiter „Sprachnachweis Englisch und 2. Fremdsprache“ wählst du nun aus, wie du den Sprachnachweis erbringen möchtest. Lies nun das Feld „Bestätigung“ aufmerksam durch. Trifft in deinem Fall alles zu? Dann setze den Haken bei „Gelesen und verstanden“ und drücke auf den Button „Daten abschicken“.

2.2 Daten-Abfrage: BAföG
Fülle deine Personaldaten aus und setze die entsprechenden Haken. Lies nun das Feld „Bestätigung“ aufmerksam durch. Trifft in deinem Fall alles zu? Dann setz den Haken bei „Gelesen und verstanden“ und drücke auf den Button „Daten abschicken“.

2.3 Daten-Abfrage: Master of Education (M.Ed. Deutsch) und Erweiterungsstudium Deutsch (Drittfach)
Fülle deine Personaldaten aus. Wähle nun beim „Anmeldetyp“ dein passendes Formblatt. Lies nun die beiden Felder unterhalb von „Anmeldetyp“, also „Modul der MAK“ und „Veranstaltungen Modul 1″ aufmerksam durch und fülle diese aus. Trifft in deinem Fall alles zu? Dann setze den Haken bei „Gelesen und verstanden“ und drücke auf den Button „Daten abschicken“.

2.4 Daten-Abfrage: Master of Arts (M.A.) Germanistik
Fülle deine Personaldaten aus. Wähle nun beim „Anmeldetyp“ dein passendes Formblatt. Lies nun die beiden Felder unterhalb von „Anmeldetyp“ aufmerksam durch. Trifft in deinem Fall alles zu? Dann setze den Haken bei „Gelesen und verstanden“ und drücke auf den Button „Daten abschicken“.

2.5 Daten-Abfrage: Unbedenklichkeitsbescheinigung
Fülle deine Personaldaten und das Feld „Unbedenklichkeitsbescheinigung“ aus. Lies nun das Feld „Bestätigung“ aufmerksam durch. Trifft in deinem Fall alles zu? Dann setze den Haken bei „Gelesen und verstanden“ und drücke auf den Button „Daten abschicken“.

3. Übermitteln des passenden Formblattes
Nachdem du den Button „Daten abschicken“ gedrückt hast, öffnet sich ein neues Fenster. Hier wirst du darauf hingewiesen, dass du das passende Formblatt in PDF-Form noch übermitteln musst. Wenn du nicht sicher bist, welches Formblatt du brauchst, findest du hier (nicht verlinken auf alten Blogg, sondern auf neuer Beratungsseite) eine Übersicht.

  • Es ist sehr wichtig, dass du sowohl das Online-Verfahren sowie das Formblatt möglichst zeitnah hintereinander ausfüllst und einreichst, damit es unterschrieben wird. Fehlt einer der beiden Schritte, kann das Verfahren nicht abgeschlossen werden und du erhältst keine Unterschrift.

3.1 Bachelor of Arts (B.A.) Germanistik
Hier findest du die Formblätter für die Prüfungsordnung ab 2016 (Stammdatenblatt + Formular A, B C und P):
Formulare GPO 2016
Fülle das Formular aus und speichere das PDF ab. Nun hast du zwei Möglichkeiten:
Option a) Du druckst das PDF aus und bringst es im Studienbüro vorbei. Die aktuellen Öffnungszeiten findest du auf der Startseite.
Option b) Du schickst das fertig ausgefüllte PDF per Mail an folgende Mail-Adresse: germanistik+fb@rub.de.

3.2 BAföG
Hier findest du das Formblatt 5.
Fülle den oberen Teil des Formulars aus und speichere das PDF ab. Nun hast du zwei Möglichkeiten:
Option a) Du druckst das PDF aus und bringst es im Studienbüro vorbei. Die aktuellen Öffnungszeiten findest du auf der Startseite.
Option b) Du schickst das fertig ausgefüllte PDF per Mail an folgende Mail-Adresse: germanistik+bafoeg@rub.de.

3.3 Master of Education (M.Ed. Deutsch) und Erweiterungsstudium Deutsch (Drittfach)
Hier findest du eine Auswahl von Formblätter für den M.Ed.:
Formulare Master Education
Formulare Erweiterungsstudium Deutsch
Fülle das Formular aus und speichere das PDF ab. Nun hast du zwei Möglichkeiten:
Option a) Du druckst das PDF aus und bringst es im Studienbüro vorbei. Die aktuellen Öffnungszeiten findest du auf der Startseite.
Option b) Du schickst das fertig ausgefüllte PDF per Mail an folgende Mail-Adresse: germanistik+fb@rub.de.

3.4 Master of Arts (M.A.) Germanistik
Hier findest du die Formblätter für die Prüfungsordnung ab 2016 (Stammdatenblatt + Formular A, B C und P):
Formulare PO 2016 GmPo
Fülle das Formular aus und speichere das PDF ab. Nun hast du zwei Möglichkeiten:
Option a) Du druckst das PDF aus und bringst es im Studienbüro vorbei. Die aktuellen Öffnungszeiten findest du auf der Startseite.
Option b) Du schickst das fertig ausgefüllte PDF per Mail an folgende Mail-Adresse: germanistik+fb@rub.de.

3.5 Unbedenklichkeitsbescheinigung
Formblatt Unbedenklichkeitsbescheinigung
Fülle den oberen Teil des Formulars aus und speichere das PDF ab. Nun hast du zwei Möglichkeiten:
Option a) Du druckst das PDF aus und bringst es im Studienbüro vorbei. Die aktuellen Öffnungszeiten findest du auf der Startseite.
Option b) Du schickst das fertig ausgefüllte PDF per Mail an folgende Mail-Adresse: germanistik+fb@rub.de.

4. Rückmeldung zu Formblättern

Hier (nicht verlinken auf alten Blogg, sondern auf neuer Beratungsseite) findest du die Rückmeldungen, die unterschrieben und im Studienbüro fertig für dich bereitliegen. Die Bearbeitungsdauer vom Online-Verfahren bis zur Unterschrift dauert etwa eine Woche. Vergiss nicht deinen Sprachnachweis mitzubringen, wenn du die Option „bei Abholung vorzeigen“ gewählt hast. In den Rückmeldungen gibt es drei Spalten:

4.1. Abholung im Studienbüro
Alle Online-Verfahren der hier aufgeführten Matrikelnummern sind fertig und im Studienbüro abzuholen.

4.2. Abholung im Studienbüro gegen Vorlage des Sprachnachweises
Alle Online-Verfahren der hier aufgeführten Matrikelnummern sind fertig und im Studienbüro abzuholen. Jedoch bekommst du den Schein nur gegen Vorlage deines Sprachnachweises.

4. 3. Keine Formblattunterschrift
Alle Online-Verfahren der hier aufgeführten Matrikelnummern konnten nicht bearbeitet werden, weil ein Fehler aufgetreten ist. Der konkrete Fehler ist hinter der Matrikelnummern vermerkt.

Checkliste

  • Hast du die Module auf „eCampus“ erfasst und zusammengefügt?
  • Hast du deinen Sprachnachweis griffbereit oder weißt, wo du diesen findest?
    (Hinweis: nur für B.A.)
  • Hast du die richtige Online-Abfrage ausgefüllt?
  • Hast du die Online-Abfrage abgesendet?
  • Hast du das passende Formblatt händisch oder per Mail übermittelt?
  • Hast du dich zur Rückmeldung der Formblätter nach einer Woche informiert?
    (Tipp: mit dem Befehl „strg + F“ kann ganz einfach nach deiner Nummer gesucht werden)
  • Steht deine Matrikelnummer in der Liste? Dann ist dein Formblatt im Studienbüro abholbereit. Die aktuellen Öffnungszeiten findest du auf der Startseite.

Nun bist du am Ende der Anleitung angelangt. Hoffentlich konnte dir dieser Beitrag beim Online-Verfahren helfen und du hältst in wenigen Tagen dein unterschriebenes Formblatt in deinen Händen.

In aller Kürze: Der Weg zur Unterschrift

  1. Daten abschicken
    Sie übermitteln die relevanten Daten per Online-Abfrage.
  2. Formblatt übermitteln
    Sie senden das von Ihnen bis auf Datum und Unterschrift vollständig ausgefüllte Formblatt
    – für B.A., M.A., M.Ed., das Sie über die Seiten des Prüfungsamtes erhalten, per Email direkt an die Fachbeauftragte
    – für den BAFöG-Nachweis nach dem 4. Fachsemester (Formblatt 5) per E-Mail direkt an die zuständige Person bzw.
    – für die Unbedenklichkeitsbescheinigung per E-Mail direkt an den Kustos.

    Neben Ihrem Namen und Ihrer Matrikelnummer müssen Sie in alle genannten Formblätter alle erforderlichen Informationen, also ggf. (= falls erforderlich) auch die Namen der prüfungsrelevanten Module, Modulnoten, Titel von Veranstaltungen usw. eintragen.
  3. Abwarten: Überprüfung Ihrer Unterlagen
    – Sie planen nach Übermittlung der Daten und des Formblattes eine Bearbeitungszeit von ca. einer Woche ein.- Die Prüfung der Daten erfolgt nicht täglich, sondern einmal pro Woche (in der Regel dienstags, es empfiehlt sich also, alle Daten bis Montag einzureichen).
    – Während Urlaubszeiten können Ihre Leistungen nicht geprüft werden; in diesen Zeiten ruht das Online-Verfahren. In dringenden, nicht von Ihnen verschuldeten Fällen (!) erhalten Sie dann die Unterschrift in der Sprechstunde der:des Vertreter:in der zuständigen Person (auf Homepage-News und Aushänge achten!).
  4. Rückmeldung prüfen
    Sie prüfen online, ob Sie Ihr Formblatt im Studienbüro abholen können. Eine Rückmeldung per E-Mail erhalten Sie nicht; bitte sehen Sie auch von E-Mail-Anfragen zum Bearbeitungsstand ab!
  5. Abholung des unterschriebenen Formblatts
    Falls Ihr Formblatt bearbeitet ist, holen Sie es während der Öffnungszeiten im Studienbüro ab. Ihr Formblatt wird weder ans Prüfungsamt geschickt, noch erhalten Sie eine Nachricht darüber, dass Sie es abholen sollen – wenn Sie also nichts unternehmen, bleibt das Formblatt schlicht im Studienbüro.

Falls Sie dadurch Fristen verpassen o.ä., geht das voll und ganz zu Ihren Lasten!

ICON (V) Bitte beachten Sie, dass nach etwa einem Monat Ihre Daten gelöscht bzw. Ihre Formblätter vernichtet werden, wenn Sie das Verfahren nicht abgeschlossen haben, falls also die Daten ohne Formblatt oder aber das Formblatt ohne Daten vorliegen.

Im Detail: Unterschrift unter ein Prüfungsformblatt online beantragen („Online-Verfahren Germanistik“)

Formblatt-Unterschriften, für die das Studienbüro Germanistik zuständig ist, erhalten Sie grundsätzlich nur noch per Online-Verfahren (V Link)! In Sprechstunden erhalten Sie diese Unterschriften nicht.

Das gilt für folgende Formblätter:
– Unbedenklichkeitsbescheinigung (B.A., M.A., M.Ed., alle GPO und FSB)
– B.A., GPO 2016, FSB 2016 und 2018: Formblatt B, Formblatt C, Formblatt P1b
– 1-Fach- und 2-Fach-M.A., GPO 2016: Formblatt B, Formblatt C, Formblatt P1b, Formblatt P2b
– M.Ed. (GPO 2013, FSB 2013 und 2016) (vgl. hier): Nachweis über alle erforderlichen Studienleistungen im Fach Deutsch (Formblatt A), Anmeldung der M.Ed.-Arbeit (Deutsch)
– M.ED. (GPO 2020)
– BAFöG: nur Formblatt 5: Leistungen nach dem 4. Fachsemester (Germanistik, B.A.) → zu allen anderen BAFöG-Anliegen vgl. hier (V BAföG)

ICON (V)

  1. Diese Regelung gilt nicht für die Unterschriften von Prüfer:innen; diese erhalten Sie in der Regel nach wie vor in den entsprechenden Sprechstunden.
  2. Sie ersetzt selbstverständlich auch nicht das normale Anmeldeprozedere bei Ihrem Prüfungsamt. Für die Germanistik ist das zuständige Prüfungsamt dasjenige der Fakultät für Philologie. Bitte bedenken Sie, dass für Ihr Zweitfach möglicherweise ein anderes Prüfungsamt zuständig ist. Dort müssen Sie die Prüfungsleistungen anmelden, die Sie im Zweitfach erbringen.

Bitte

  • Alle erforderlichen B.A.-Module müssen – soweit vollständig -– zusammengestellt und bestätigt sein. Das gilt auch für den Freien Bereich (Freie Veranstaltungen oder Berufsfeldorientierung Germanistik), wenn Sie diesen bereits vollständig abgeschlossen haben.
  • denken Sie unbedingt daran, Ihr ausgefülltes Formblatt
    – für Prüfungsanmeldungen per E-Mail direkt an die Fachbeauftragte zu mailen oder im Studienbüro abzugeben (kein Formblatt → keine Unterschrift!)
    – für den BAFöG-Nachweis per E-Mail direkt an die für BAFöG zuständige Person zu mailen oder im Studienbüro abzugeben (kein Formblatt → keine Unterschrift!)
  • prüfen Sie sorgfältig, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen, und halten Sie sich an das Verfahren, da wir Ihr Formblatt sonst u. U. nicht bearbeiten (können)
  • sorgen Sie bei Formblättern für B.A.-Prüfungen dafür, dass Ihre Sprachnachweise (V) – falls sie nicht von einem anderen Fach oder über den Optionalbereich in eCampus eingetragen sind – vorliegen. Sprachnachweise müssen überprüfbar sein (entweder durch Eintrag in eCampus, Mitschicken der eingescannten Sprachnachweise, Vorlage einer Kopie bei Abholung des Formblattes o. Ä.)!

ICON (V) Generell gilt für alle Formblätter: Alle Veranstaltungen müssen in eCampus kreditiert und ggf. auch zu Modulen zusammengestellt sein.



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